• CSKH 1800 6692

Nội Thất Xuân Hòa

Tiêu chuẩn quốc tế - Giá trị bền lâu!

TẢI CATALOGUE MỚI NHẤT

  • Catalogue 2020
  • Trang chủ
  • Về Xuân Hòa
    • Giới thiệu chung
    • Lịch sử phát triển
    • Tuyên ngôn thương hiệu
    • Quan hệ cổ đông
  • Sản phẩm
    • Nội thất văn phòng
      • Bàn Văn Phòng
      • Ghế xoay văn phòng
      • Future Office
      • Tủ văn phòng
      • Ghế phòng họp
      • Sản phẩm PU
    • Nội thất gia đình
      • Tủ quần áo gia đình
      • Tủ giày gia đình
      • Bàn ghế phòng ăn
      • Cầu là-giá áo-thang gấp
      • Giường-ghế nan-võng
    • Nội thất trường học
      • Bàn học sinh gia đình
      • Bàn học sinh mẫu giáo-tiểu học
      • Bàn học sinh trung học-sinh viên
      • Bàn học ngoại ngữ
      • Bàn ghế giáo viên
      • Giá thư viện – giường tầng
    • Nội thất y tế
      • Giường bệnh viện
      • Bàn khám bệnh
      • Xe đẩy-xe cáng
      • Xe đẩy chở đồ-xe tiêm
      • Tủ bệnh viện
      • Bàn để đồ
      • Giá để đồ
      • Giá bệnh viện
    • Nội thất công cộng
      • Nội thất HORECA
      • Ghế hội trường
      • Ghế nhà chờ
    • Công nghiệp phụ trợ
      • Ô tô – xe máy
      • Lắp ráp gỗ
      • Ngành khác
  • Nội thất Decor
  • Công trình tiêu biểu
  • Tin tức
    • Tin tức Xuân Hòa
    • Xu hướng nội thất
  • Tuyển dụng
  • Liên hệ
Trang chủ » Tin thiết kế và tư vấn » Tin Nội thất văn phòng » Hướng dẫn cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ văn phòng

Hướng dẫn cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ văn phòng

13/04/2019

Việc sắp xếp và quản lý các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ luôn là công việc gặp nhiều khó khăn trong mỗi công ty. Nó không chỉ đòi hỏi về mặt thời gian, cẩn thận, tỉ mỉ mà việc sắp xếp phải đảm bảo gọn gàng, khoa học. Trong bài viết dưới đây, Xuân Hòa sẽ hướng dẫn các bạn cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ văn phòng hiệu quả nhất.

>> Tham khảo: Những ưu điểm nổi bật của tủ tài liệu Xuân Hòa

Mục lục

  • Cách chọn tủ tài liệu
  • Cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ
    • Phân loại tài liệu
    • Sắp xếp hồ sơ
    • Lập danh mục hồ sơ
    • Cách lưu trữ hồ sơ
  • Tham khảo một số mẫu tủ sắt để tài liệu công dụng nhất
    • Mẫu tủ sắt CA-5A-LG
    • Mẫu tủ sắt CA-3A-LG-N
    • Mẫu tủ sắt CA-3A-LG

Cách chọn tủ tài liệu

Để sắp xếp và bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách tốt nhất thì việc đầu tiên bạn cần làm là chọn một chiếc tủ tài liệu phù hợp nhất.

Tùy thuộc vào từng không gian văn phòng và tính chất công việc để lựa chọn mẫu tủ tài liệu cho đúng. Nhưng nếu bạn muốn giấy tờ tài liệu luôn gọn gàng, ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm khi cần thì bạn nên chọn những mẫu tủ rộng, có nhiều ngăn.

Dùng tủ có nhiều ngăn: không chỉ phù hợp với mọi kích thước hồ sơ, tài liệu khác nhau mà còn giúp bạn dễ dàng sắp xếp. Mỗi ngăn bạn có thể để tài liệu theo từng loại, từng chủ đề và dán giấy nhớ để dễ nhìn, dễ quản lý và tìm kiếm.

Dùng tủ tài liệu có cánh kính: vừa có tính thẩm mỹ cao, phù hợp với những không gian sang trọng và đẹp mắt. Cửa kính giúp bạn có thể quan sắt tài liệu từ bên ngoài mà không mất công tìm kiếm, lục lọi như các mẫu tủ cửa cánh kín khác.

Ngoài ra, để việc sắp xếp và bảo quản tài liệu  thuận lợi, bạn nên  dùng giấy ghi chú nhiều màu, nhiều kích thước để phân loại tài liệu.

Cách chọn tủ tài liệu 1

Cách sắp xếp và quản lý tủ hồ sơ

Phân loại tài liệu

Việc phân loại tài liệu có vai trò cực kỳ quan trọng, bạn sẽ không thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ tài liệu nào nếu chúng được để chồng đống, hỗn độn với nhau. Việc không phân loại tài liệu dễ dẫn đến việc lẫn lộn và thất lạc.

Mỗi một loại tài liệu, giấy tờ sẽ đều có giá trị và mục đích sử dụng riêng. Để sắp xếp và quản lý chúng tốt, bạn nên chia nhỏ theo một số tiêu chí nhất định: Phân loại tài liệu theo thời gian, theo cụm quý 1, quý 2, quý 3, quý 4 và phân loại theo tính chất:

  • Hồ sơ, tài liệu hành chính, văn phòng: các văn bản quy phạm pháp luật, chỉ định của ban lãnh đạo, tài liệu về cuộc họp, hội nghị, hồ sơ tài liệu mua bán trang thiết bị của công ty, báo cáo, tổng kết các hoạt động của công ty,….
  • Hồ sơ, tài liệu về nhân sự: các tài liệu về việc thành lập công ty, quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo, hồ sơ tuyển dụng, thuyên chuyển nhân sự, quyết định khen thưởng, kỷ luật, tài liệu về bảo hiểm xã hội, phụ cấp, trợ cấp, hồ sơ cá nhân của nhân viên ( sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng,…).
  • Hồ sơ, tài liệu về sản xuất kinh doanh: tài liệu về các chương trình, kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công ty, kế hoạch tài vụ, các hợp đồng kinh tế, thương mại, các tài liệu liên quan đến sản xuất và kinh doanh,…
  • Hồ sơ, tài liệu kỹ thuật: tài liệu thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu, tài liệu máy móc, thiết bị, công nghệ,….
  • Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán: tài liệu dự toán, quyết toán kinh phí, kiểm kê tài sản, tài chính hàng năm, kế hoạch tài chính, báo cáo,…

Sắp xếp hồ sơ

Bước tiếp theo sau khi phân loại hồ sơ là sắp xếp chúng một cách thật khoa học. Một số gợi ý khi sắp xếp tài liệu, giấy tờ:

Sắp xếp theo thời gian: Bạn cần sắp xếp chúng theo trình tự thời gian diễn ra, theo năm theo tháng và phải được ghi chú đầy đủ.

Sắp xếp theo mẫu: Để riêng các loại tài liệu cùng mẫu với nhau như thiệp mời, thống kế, tiếp thị, báo cáo, khách hàng,…Chú ý nên sắp theo thứ tự bảng chữ cái để dễ tìm kiếm.

Sắp xếp theo tính chất: Nên để các hồ sơ, tài liệu riêng theo mục đã giải quyết, chưa giải quyết hay hồ sơ thông thường, hồ sơ bảo mật, hồ sơ tối mật.

Lập danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản danh sách liệt kê theo hệ thống các bản tài liệu của công ty. Nó giúp  việc sắp xếp, tìm kiếm và quản lý đơn giản hơn.

Trong danh mục hồ sơ, bạn nên lưu các mục như tên hồ sơ, chủng loại, thời gian, vị trí lưu trữ, … và  đưa vào máy tính để dễ quản lý.

Ngoài ra, việc cập nhật danh mục thường xuyên là hết sức cần thiết. Cập nhật danh mục giúp loại bỏ những hồ sơ không dùng nữa và bổ sung hồ sơ mới.

Cách lưu trữ hồ sơ

Để các hồ sơ tài liệu được gọn gàng ngăn nắp, bạn nên dùng bút nhớ đánh số ở góc các tài liệu, bên ngoài được dãn nhãn tên, phân loại đầy đủ. Trong file máy tính phải được chú thích rõ ràng.

Tham khảo một số mẫu tủ sắt để tài liệu công dụng nhất

Mẫu tủ sắt CA-5A-LG

Tủ sắt đựng tài liệu văn phòng ca-5a-lg

Mẫu tủ sắt đựng tài liệu CA-5A-LG

Mẫu tủ sắt CA-3A-LG-N

Tủ sắt đựng tài liệu văn phòng ca-3a-lg-n

Mẫu tủ sắt đựng tài liệu CA-3A-LG-N

Mẫu tủ sắt CA-3A-LG

Tủ sắt đựng tài liệu văn phòng ca-3a-lg

Mẫu tủ sắt đựng tài liệu CA-3A-LG

Những  mẫu tủ tài liệu làm từ sắt hiện đang được ưa chuộng hiện nay. Được làm từ chất liệu thép tiêu chuẩn Nhật Bản, chống cháy, chống nước với độ bền cao tránh được cong vênh hay ẩm mốc trong quá trình sử dụng giúp bảo vệ an toàn cho các giấy tờ quan trọng.

Bên cạnh đó, tủ được thiết kế nhiều ngăn chia nhỏ để dễ dàng cất giữu tài liệu theo từng danh mục,  cửa kính dễ dàng nhìn thấy khi bạn có nhu cầu tìm kiếm.

Các bạn có thể tham khảo thêm kinh nghiệm chọn mua tủ văn phòng tại : Kinh nghiệm chọn mua tủ văn phòng giá rẻ

Tác giả: Công Thành - 13/04/2019
★★★★★★
Chia sẻ
Từ khóa: Tủ văn phòng

Tin liên quan

Những lý do tủ sắt Xuân Hòa được ƯA CHUỘNG nhất hiện nay

18/03/2019

Tại sao văn phòng hiện đại nên có ít nhất 1 chiếc tủ đựng hồ sơ?

19/03/2019

Tư vấn kinh nghiệm chọn mua tủ văn phòng Đẹp – Giá Rẻ

18/03/2019

Ý kiến của bạn Hủy

Bài viết nổi bật

Decor là gì? Những điều cần biết về decor nội thất

Decor là gì? Những điều cần biết về decor nội thất

Tổng hợp các kiến thức cơ bản về thiết kế nội thất mà bạn không nên bỏ qua

Tổng hợp các kiến thức cơ bản về thiết kế nội thất mà bạn không nên bỏ qua

Ý nghĩa các loại màu sắc trong thiết kế nội thất giúp bạn áp dụng tạo nên không gian đẹp

Ý nghĩa các loại màu sắc trong thiết kế nội thất giúp bạn áp dụng tạo nên không gian đẹp

Những loại vật liệu nội thất được sử dụng phổ biến trong thiết kế nội thất hiện nay là gì?

Những loại vật liệu nội thất được sử dụng phổ biến trong thiết kế nội thất hiện nay là gì?

Sử dụng phối màu như thế nào để có căn chung cư đẹp, ấn tượng

Sử dụng phối màu như thế nào để có căn chung cư đẹp, ấn tượng

Sử dụng tone màu trắng hiệu quả trong trang trí nội thất chung cư

Sử dụng tone màu trắng hiệu quả trong trang trí nội thất chung cư

Nguyên tắc thiết kế nội thất nhà vệ sinh đẹp, tiện nghi cho căn chung cư của bạn

Nguyên tắc thiết kế nội thất nhà vệ sinh đẹp, tiện nghi cho căn chung cư của bạn

Mẹo chọn nội thất hoàn hảo cho chung cư nhà bạn

Mẹo chọn nội thất hoàn hảo cho chung cư nhà bạn

Gợi ý cách trang trí nội thất phòng ngủ cho vợ chồng trẻ trở nên đẹp, hài hòa

Gợi ý cách trang trí nội thất phòng ngủ cho vợ chồng trẻ trở nên đẹp, hài hòa

Thiết kế nội thất phòng ngủ cho bé cần lưu ý điều gì?

Thiết kế nội thất phòng ngủ cho bé cần lưu ý điều gì?

Giới thiệu

Công ty Cổ phần Xuân Hòa Việt Nam (Xuân Hòa) – do Cộng Hòa Pháp tài trợ (qua thương hiệu của hãng xe Peugeot), là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam về tư vấn, thiết kế và sản xuất trang thiết bị nội thất …

CÔNG TY CỔ PHẦN XUÂN HÒA VIỆT NAM

  • TRỤ SỞ / NHÀ MÁY
    Đường Nguyễn Văn Linh, Phường Xuân Hòa, Thành phố Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc
  • Tel: (84)(211) 3863244 / 3877126
  • Bán hàng Gia công: (84)(211) 386 35 86
  • Fax: (84)(211) 3863019 / 3879668
  • info@xuanhoa.vn
  • VĂN PHÒNG HÀ NỘI
    Số 7, Phố Yên Thế, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Thành Phố Hà Nội
  • Tel: (84)(243) 3686969
  • VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG
    Số 5, Lô 30, Xô Viết Nghệ Tĩnh,
    P. Hòa Cường Nam, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
  • Tel: (84)(23) 6364 3333
    (84)(23) 6368 0666
  • VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
    Lô số 115, đường số 4, Khu chế xuất Linh Trung, P. Linh Trung, Q. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
  • Tel: (84)(283) 724 5598
  • Ngành hàng
  • Gia đình
  • Trường học
  • Văn phòng
  • Công cộng
  • Y tế
  • Thông tin
  • Sản phẩm
  • Đại lý
  • Tin tức
  • Tuyển dụng

Theo dõi chúng tôi

 

DMCA
PROTECTED

Copyright xuan hoa

↑